Автоматизация закупок: в чем польза решения для компании?

Организация закупок является ключевым фактором для успешного бизнеса, независимо от его масштаба. Для малых компаний подобные задачи обычно выполняются руководством и их ассистентами, но с увеличением предприятия такой подход становится неоправданным, поскольку требует слишком большого количества времени и человеческих ресурсов. В таком случае лучшим решением будет автоматизация процесса закупок. В данной статье мы расскажем, что это такое и почему использование автоматизированной системы станет значительным преимуществом для вашего бизнеса.

Автоматизированные закупки – что это и какие преимущества они предоставляют?

Основная цель автоматизации процесса закупок в компании – повышение эффективности работы отдела закупок и всей организации в целом. Для достижения этой цели используется специализированное программное обеспечение, которое позволяет руководству компании собирать и обрабатывать информацию по закупкам, составлять планы, формировать договоры и тендерные документы, а также согласовывать сроки поставок. Кроме того, автоматизированная система закупок позволяет владельцу бизнеса анализировать продажи и контролировать выполнение плановых показателей.

Программа автоматизированных закупок является ценным сотрудником компании, который не допускает ошибок, не опаздывает, не требует зарплаты и работает гораздо быстрее отдела закупок в целом. Автоматизация закупок на предприятии позволяет сократить затраты на 15-16% и ускорить процесс закупки на 20-30%. Это также повышает прозрачность алгоритма и помогает избежать сомнительных операций со стороны закупщиков.

Кроме того, автоматизация закупок помогает руководству фирмы контролировать деятельность сотрудников и поставщиков, а также позволяет видеть, насколько эффективно они работают. Данные об аккумулируются в единой системе, что помогает избежать потерь документации и предоставляет возможность ее хранения в упорядоченном комплекте. Более того, компании, которые автоматизируют закупки, увеличивают количество поставщиков, что создает между ними конкуренцию и повышает вероятность предложения товаров или услуг на более выгодных условиях без ущерба для качества.

Одним из недостатков автоматической организации процесса закупок является необходимость обучать сотрудников работе с системой. В небольшой фирме это можно осуществить довольно легко, в то время как в крупных компаниях с филиалами в разных городах это может быть более сложным заданием. Однако, компании, специализирующиеся на установке и внедрении таких систем, предоставляют презентации и гайды для работы с ними.

Например, автоматизация складского хозяйства в компании "Вимм-Билль-Данн" позволила сократить количество возвратов продукции практически на 50%, увеличить количество обрабатываемых заказов на треть и повысить точность работ с 77% до 99%.

Системы для автоматических закупок: какие они бывают и как выбрать

При автоматизации бизнес-процессов в каждой компании необходимо учитывать их уникальность. В частности, возникает необходимость использования разных систем организации закупок. Если головной офис использует SAP, а филиал в другой стране — 1С ERP, нужно выстраивать связи между системами для полноценной автоматизации закупок. Вместо этого можно использовать локальные базы данных, но у них есть недостатки:

• Риск потери конфиденциальной информации или ее кражи. В современном мире киберпреступления уже не являются редкостью, а уровень защиты даже самых известных баз данных не является совершенным.
• Руководителю необходимо тратить время на поиск информации: история тендера, отчеты по срокам и результатам. Оперативность является важным критерием в бизнесе.
• Потеря истории коммуникации с поставщиками в результате работы по e-mail и телефону. Эти данные необходимы для анализа результатов сотрудничества и в качестве доказательств при возникновении конфликтов с бизнес-партнерами.
• Необходимость составлять документы и письма заново каждый раз, потому что нет систематизированного хранилища шаблонов и типовых бумаг, что отнимает много времени.

Однако локальные базы данных могут подойти только начинающим предпринимателям. С ростом бизнеса они становятся неактуальными. В этом случае можно использовать автоматизированные системы организации закупок, которые позволят решить все перечисленные выше проблемы.

Переписываю статью об особенностях внедрения систем с сохранением ее структуры.

Внедрение автоматизированных систем закупок проходит несколько этапов. В первую очередь, специалистам необходимо изучить особенности бизнес-процессов компании, чтобы сделать правильное проектирование и разработать систему. Важную роль играет также программное обеспечение, поскольку без надежного «железа» могут возникнуть проблемы. Однако профессиональные консультанты по внедрению таких систем учитывают все нюансы и помогут выбрать индивидуальное решение.

После установки системы для автоматизации закупок необходимо обучить сотрудников работе с ней. Доступ к системе может получить каждый сотрудник, а также несколько администраторов, отвечающих за организацию закупок на предприятии. Если в компании есть несколько подразделений, то необходимо установить систему на каждое из них. Чтобы сотрудники могли без спешки ознакомиться с нововведением, а руководство убедилось в его качестве, можно начать с запуска системы в тестовом режиме.

Внедрение автоматизированной системы проведения закупок может показаться сложным процессом, но компании, которые занимаются этим, обычно располагают специальными отделами технической поддержки, которые готовы помочь решить любые вопросы. Главное — выбрать проверенного поставщика услуг.

Фото: freepik.com